E-pasts ir lielākais biroja produktivitātes pastiprinātājs kopš tālruņa izgudrošanas. E-pasts ir lielākais darba laika izšķiešana kopš kafijas automāta izgudrošanas.

Pēdējā laikā es esmu vērsusies pret pēdējo. Es aprēķinu, ka tikai viens no pieciem ziņojumiem, kas padara to caur Gmail surogātpasta filtru manā iesūtnē, ir vērts, lai atvērtu un lasītu tos.

Saistītie stāsti

• Apvienojiet savus Gmail un iPhone kontaktus li>
• Sinhronizējiet kontaktus un kalendārus starp programmu Outlook, Gmail un iPhone
• Apvienojiet savus Outlook un Gmail kontaktus
• Saglabājiet Outlook e-pastu uz cietā diska
• Noņemiet pielikumus no sava Outlook e-pasta

Tas neietver surogātpastu Gmail automātiski identificē un bloķē, kas pēdējos gados ir samazinājies no vairāk nekā 90 procentiem visu ziņojumu, kas nosūtīti uz nedaudz vairāk nekā 70 procentiem, saskaņā ar Symantec.

Tas joprojām ir daudz nevēlamā tīkla aizsprostojuma un mūsu darba dienu paplašināšana. Tālāk ir aprakstīts, kā pavadīt vairāk laika saziņai un mazāk laika cīkstēšanās ar e-pasta kontu.

Ērta balss pārraidīšana pa e-pastu, izmantojot Google Voice

Divas acīmredzamākās alternatīvas e-pastam ir vecs, uzticams tālrunis un ne tik vecs, ne tik uzticams tūlītējais ziņojums. Tālruņa zvani un tērzēšanas ziņojumi nesniedz daļēji pastāvīgu ierakstu, ko piedāvā e-pasta pavedieni, lai gan lielākā daļa tērzēšanas pakalpojumu un tērzēšanas līdzekļu apkopotāju, piemēram, bezmaksas atvērtā koda Adium tērzēšanas klients, ļauj uzturēt jūsu tērzēšanas žurnālu.

Facebook ziņojumi un Google tērzēšana ļauj skatīt (un dzēst) ziņu vēsturi. Tiešsaistes Twitter ziņojums pašlaik saglabā pēdējos 100 ziņojumus, kas nosūtīti un saņemti, izmantojot šo pakalpojumu, saskaņā ar Twitter palīdzības centru.

Nuance's Dragon Dictation lietotne iPhone, iPad un iPod Touch ļauj ierakstīt balss ziņojumu un pārvērst to par tekstu, ko var nosūtīt pa e-pastu. (Līdzīgi produkti ir pieejami Android un BlackBerry tālruņiem.)

Jūs varat veikt to pašu balss pāradresāciju pa e-pastu no jebkura tālruņa, zvanot uz Google Voice numuru. Pakalpojums automātiski pārraksta jūsu balss ziņojumu un pēc tam ļauj e-pastu nosūtīt transkripciju. Pēc ziņojuma atstāšanas, atveriet savu Google Voice kontu, ziņojuma apakšdaļā noklikšķiniet uz Vēl un izvēlieties E-pasts.

Pēc noklusējuma e-pasta transkripcija ietvers konservētu ziņojumu par ierakstu un transkripciju, kā arī saiti uz sākotnējo balss ierakstu. Lai nosūtītu tikai transkripciju, ievadiet adresāta e-pasta adresi, noņemiet atzīmi no pievienošanas-a-saites opcijas sūtīšanas loga apakšdaļā un atlasiet un izdzēsiet konservēto ziņojumu.

Google Voice transkripcijas dzinēja kvalitāte ir hit-miss-miss, bet lielākā daļa ir vismaz saprotama (ja dažreiz smieklīgi). Lai gan jūs ne vienmēr gribētu nosūtīt šādu transkripciju potenciālajam klientam vai darba devējam, balss-teksta konvertēšana ir piemērota vairumam ikdienas komunikāciju.

Īsziņu pakalpojumi nav vērts

Jo garāks ir e-pasta ziņojums, jo mazāka ir iespēja, ka saņēmējs to izlasīs. Shortmail pakalpojums ierobežo ziņojumus līdz 500 rakstzīmēm, kas ir vairāk nekā trīs reizes lielāks par Twitter garuma ierobežojumu, bet joprojām ir diezgan niecīgs, jo īpaši attiecībā uz tādiem e-pasta sūtītājiem kā jūsu.

Mana liellopu gaļa ar pakalpojumu nav ziņu garuma ierobežojums, bet prasība, ka jums jāizmanto vēl cits e-pasta adrese, tas ir ar “shortmail.com” URL. Varat izmantot savu Twitter lietotājvārdu un pierakstīties pakalpojumā ar saviem Twitter pilnvarojumiem, kas automātiski importē jūsu Twitter kontaktus. Kontakti var importēt arī no citiem Web pakalpojumiem.

Pakalpojumu komplekts, ko sauc par divām .sentenc.es, three.sentenc.es, four.sentenc.es un five.sentenc.es, nodrošina izsmalcinātu pieeju, lai veicinātu e-pasta īsumu. Vietnes pieprasa, lai jūs brīvprātīgi ierobežotu ziņojumus uz šo teikumu skaitu un ielīmējiet saiti uz vietnēm, lai izskaidrotu teikuma ierobežojumu un pieprasītu, lai jūsu adresāti pieņemtu garuma ierobežojumu.

Es esmu gatavs ļaut e-pasta rakstniekiem turpināt darbu, kamēr viņi vēlas zināt, ka es lasīšu tik daudz no sava ziņojuma, cik es atradu noderīgu vai interesantu, un izlaist pārējo. Tāpat cilvēki, kurus es e-pastu sūtīju, var brīvi ignorēt kādu vai visu manu ziņojumu. Tas nav tāds, kā mēs iekasējam šo vārdu (vismaz vēl nav).

Izolējiet savas organizācijas iekšējos ziņojumus

Kā jau iepriekš minēju, Facebook, Twitter un citi populāri sociālie tīkli ļauj nosūtīt ziņojumus atsevišķiem draugiem un sekotājiem. Galvenā sociālā tīkla ziņojumapmaiņas priekšrocība ir iespēja sazināties ar kādu personu bez nepieciešamības pierakstīties citā pakalpojumā vai, ja esat jau pierakstījies, pāriet starp pārlūkprogrammas logiem. Galvenais trūkums ir jūsu ziņojumu glabāšana vairākās dažādās vietās.

Tomēr tā nav tik liela problēma cilvēkiem organizācijas ietvaros. Draugs, kurš strādā populārā Web restorānu rezervēšanas pakalpojumā, nesen bragged, ka viņa uzņēmuma e-pasta konta iesūtne ir gandrīz tukša. Tas ir tāpēc, ka pakalpojums nesen pārgāja uz "uzņēmuma sociālo tīklu" visiem tās iekšējiem sakariem.

Divi no populārākajiem šādiem pakalpojumiem ir Yammer un Salesforce.com's Chatter. Abi pakalpojumi izmanto organizācijas paša URL un ir pieejami bez maksas un maksas. Abi arī sola pārsniegt vienkāršas ziņojumapmaiņas iespējas, lai atvieglotu jūsu uzņēmuma kolektīvās intelektuālās darbības izmantošanu.

Tāpat kā jebkurš jauns pakalpojums, kas sola palielināt jūsu grupas produktivitāti, galvenais ir panākt, lai cilvēki to izmantotu. Daudziem strādniekiem būs vērts izmēģināt visu, kas samazinās laiku, ko viņi pavada, lai iztīrītu detritus no iesūtnes.

Šķiet, ka diena nenotiek, neieviešot jaunu veidu, kā sasniegt cilvēkus - atsevišķi vai grupās -, kā arī koplietot failus, koordinēt projektus un publicēt blogus, cita starpā. Vēl nekas nav noticis, ka tas viss notiek e-pastā. Kādu dienu e-pasta vēstulē tiks izmantota pildspalva, bet vēl nav. Līdz tam mēs turpināsim meklēt veidus, kā nodrošināt, lai tehnoloģija darbotos mums, nevis pret mums.