Uzņēmums, uz kuru es strādāju, paļaujas uz Microsoft Word veidnēm, lai izveidotu visu veidu dokumentus, sākot no vienas lappuses burtiem līdz vairāku simtu lapu garumam. Veidnes ļauj mums nodrošināt, ka visiem klientiem un partneriem nosūtītajiem dokumentiem ir līdzīgs izskats.

Viena no visbiežāk izmantotajām veidnēm mūsu kolekcijā ir daudzlapu burts, kas parāda datumu pirmās lapas augšpusē, tieši zem uzņēmuma logotipa, kā arī turpmāko lapu galvenē. Diemžēl burti parasti tiek veidoti vairākas dienas pirms to nosūtīšanas, un nosūtīšanas datums bieži tiek mainīts. Turklāt burti dažreiz tiek nosūtīti citā datumā, nevis oficiālajā nosūtītajā datumā. Tāpēc mēs nevaram pievienot lauku laukiem, kas parāda pašreizējo datumu.

Lai gan autori parasti atceras mainīt datumu vēstules pirmajā lapā, viņi gandrīz vienmēr aizmirst veikt tādas pašas izmaiņas datumā sekojošo lapu galvenē. Risinājums bija pievienot teksta veidlapas lauku vēstules pirmajai lapai, ko autori izmanto, lai ievadītu vēstules nosūtīšanas datumu, un pēc tam ievietot savstarpēju norādi uz teksta lauku nākamo lapu galvenē.

Vārdu lauku lauki atvieglo teksta atkārtošanu

Faktiski ir vieglāk ievadīt tekstu vienreiz un to atkārtot citur Word 2003 dokumentos, nekā tas pats jādara programmā Word 2007 un 2010. Tas ir tāpēc, ka Microsoft ir apgrūtinājusi piekļuvi teksta formāta lauka pogai jaunākajās versijās no Word. Viss ergonomikas vārdā es esmu pārliecināts.

Programmā Word 2003 atveriet veidni, kurai vēlaties pievienot atkārtoto tekstu. Pārliecinieties, ka rīkjosla Formas ir redzama, noklikšķinot uz Skats> Rīkjoslas> Veidlapas. Pēc tam novietojiet kursoru, kur vēlaties, lai tiktu parādīts atkārtotais teksts, un veidlapas rīkjoslā izvēlieties teksta lauka pogu. (Tas ir poga "ab" rīkjoslas kreisajā pusē.)

Tiek parādīta pelēka kaste ar pieciem maziem apļiem blakus. Noklikšķiniet lodziņā, lai pievienotu īsu, aprakstošu tekstu, piemēram, "Ievadīt nosūtīšanas datumu". Veiciet dubultklikšķi uz lodziņa, lai atvērtu dialoglodziņu Teksta veidlapas lauku opcijas. Cilvēki, kas izmanto veidni, ievadīs tekstu, kuru viņi vēlas atkārtot lodziņā "Noklusējuma teksts". Tagad saglabājiet šo lauku tukšu, bet dialoglodziņa apakšējā kreisajā stūrī laukā Grāmatzīmes ievadiet īsu, aprakstošu teksta virkni (nav atļautas atstarpes vai pieturzīmes). Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz Labi, lai aizvērtu dialogu un atgrieztos veidnē.

Lai jebkurš teksts, ko autori iekļaus teksta veidlapas laukā, parādās citur dokumentā, pievienojiet savstarpēju atsauci uz lauku, kur vien vēlaties parādīt atkārtoto tekstu. Kā es paskaidroju iepriekš, uzņēmumam, uz kuru es strādāju, ir vajadzīgs datums, kad autori pirmo lapu ievieto, lai parādītu dokumenta otrā un visu nākamo lapu galvenē.

Pirmais solis, pievienojot šādu savstarpēju atsauci, ir izveidot sadaļas pārtraukumu, lai novērstu galvenes informācijas parādīšanos dokumenta pirmajā lapā. Novietojiet kursoru pirmās lapas beigās, noklikšķiniet uz Ielikt> Pārtraukt un sadaļā Sadaļu pārtraukumi izvēlieties Nākamā lapa. Veiciet dubultklikšķi otrās lapas galvenē un noņemiet atzīmi Saite uz iepriekšējo. Tāda pati kā iepriekšējā atzīme pazudīs.

Pēc tam noklikšķiniet uz galvenes, kur vēlaties, lai tiktu parādīts atkārtotais teksts, un izvēlieties Ievietot> Atsauce> Pārrobežu atsauce. Dialoglodziņā Krusta atsauce nolaižamajā izvēlnē Reference Type izvēlieties grāmatzīmi un atlasiet grāmatzīmi, ko tikko izveidojāt no grāmatzīmju saraksta, kas parādās logu apakšā.

Kad viņi izmanto veidni, lai izveidotu dokumentu, neatkarīgi no teksta autoriem, kas ievadīti teksta lapas laukā pirmajā lapā, parādīsies otrās un nākamās lapas galvenē (vai arī, kur jūs ievietojat krustvārdu). Autori vienkārši veic dubultklikšķi uz teksta lauka, lai atvērtu dialoglodziņu Teksta veidlapas lauku opcijas, lodziņā "Noklusējuma teksts" ievadiet tekstu, kuru vēlaties atkārtot, un noklikšķiniet uz Labi.

Pēc dokumenta saglabāšanas un atkārtotas atvēršanas šis teksts tiks parādīts tekstlodziņā, kā arī visas grāmatzīmi atzīmētās atrašanās vietas dokumentā. Lai redzētu, kā teksts izskatās uzreiz, izmantojiet opciju Drukas priekšskatījums, neizmantojot failu.

Teksta atkārtošana automātiski ir sarežģītāka programmā Word 2007 un 2010

Es pilnībā gaidīju, ka jaunās Word versijās šādas savstarpējas norādes tiks pievienotas vieglāk, taču, lai to izdarītu, Word 2007 un 2010 īstenošanai ir nepieciešami vairāki papildu soļi. Pirmkārt, jums ir jāpārliecinās, ka Izstrādātāja lente ir redzama; tā ir noklusēta. Lai to noņemtu, noklikšķiniet uz Fails> Iespējas> Pielāgot lenti un pārbaudiet Izstrādātāju zem galvenajām cilnēm Word opciju loga labajā pusē.

Kad izstrādātāja lente ir iespējota, izvēlieties to un atlasiet pogu Mantojuma rīki lentes vadīklas sadaļā. Parādītajā nolaižamajā lodziņā augšējās rindas kreisajā pusē atlasiet ikonas Teksta veidlapa. No šī brīža grāmatzīmēm pievienotā teksta lauka pievienošanas soļi un savstarpējās norādes ir gandrīz identiskas iepriekš aprakstītajām Word 2003 versijām.

Ņemiet vērā, ka teksta lauks un atsauces ir atšķirīgas Word 2007 un 2010 veidnē, nekā tās ir Word 2003 veidnē. Turklāt, izveidojot sadaļu pārtraukumu divās jaunākajās Word versijās (lai novērstu atkārtotā teksta parādīšanos dokumenta pirmās lapas galvenē), noklikšķinot uz lentes Lapas izkārtojuma, izvēloties Breaks un izvēloties sadaļu Sadaļas pārtraukumi, atlasot Nākamā lapa.