Ja esat kādreiz nosūtījis privātu e-pastu neplānotai personai vai esat aizmirsis iekļaut pielikumu biznesa e-pastā, jūs neesat viens.

Šeit ir deviņi padomi, kā izvairīties no kopējās e-pasta snafus:

1. Aizmirsta pielikumus

"Esmu pievienojis dokumentu pārskatīšanai." "Hmm, nē, es ne." Aizmirstot pielikumus, ir tik bieži, ka Google aizmirstais pielikumu detektors ir beidzis Google Labs, lai kļūtu par pastāvīgu funkciju pakalpojumā Gmail. Labākais veids, kā izvairīties no pievienošanas pielikumu iekļaušanas, pat ja lietojat Gmail (aizmirstā savienojuma detektors nav drošs), ir pievienot failu, pirms sākat veidot e-pastu. Ja jūs gaidāt, kamēr esat rakstījis savu e-pastu, jūsu smadzenes var pārvietoties uz nākamo uzdevumu un aizmirst par pielikumu.

2. Blind Carbon Copy

Jūs, iespējams, esat izmantojis, lai kopētu cilvēkus, lai uzaicinātu sadarbību darbā. Bet dažreiz, Bcc: ir labāks risinājums. Izmantojiet aklo oglekļa kopiju, kad e-pastu sūtāt to cilvēku sarakstu, kuriem nav nekāda sakara. Piemēram, ja jūs izsūtāt biļetenu, tas ir kopīgs pieklājīgi nosūtīt to sev un Bcc: saņēmējiem. Cilvēki var aizsargāt savas e-pasta adreses un nevēlas, lai tie tiktu reklamēti visiem, kas atrodas masveida e-pasta sarakstā. Ja saņemat e-pasta vēstuli no sūtītāja, kas būtu izmantojis Bcc :, ir iespējams ieteikt šo funkciju bez skaņas. CNET vecākais redaktors Lori Grunins iesaka maigu atbildi, piemēram, "Es nedomāju, ka jūs domājāt to nosūtīt visiem. Vai zinājāt, ka varat paslēpt adreses ar Bcc:?".

3. Emocionālas vai piedzēries e-pasta vēstules

Nosūtot e-pastu, ja jūs esat pārāk emocionāls vai pat neiedomāts, jūs varat atgriezties, lai jūs vajātu. Gmail lietotājiem, kuri domā, ka pēc dažiem dzērieniem rakstāt savus labākos e-pasta ziņojumus, apsveriet iespēju aktivizēt Mail Goggles Labs. Ja jūs esat pietiekami prātīgi, lai atbildētu uz dažiem matemātikas jautājumiem, tad jums ir labi iet. Visi no mums var gūt labumu no emocionālās e-pasta labākās prakses: ja jūtat vēlmi nosūtīt emocionālu e-pastu, dodieties uz priekšu un rakstiet to, lai atbrīvotu kādu tvaiku. Saglabājiet e-pastu kā melnrakstu, pēc tam pagaidiet 24 stundas, pirms noklikšķināt uz Sūtīt. Iespējams, jūs būtiski rediģēsiet savu sākotnējo e-pastu vai dzēsīsit to vispār. Un jūs būsiet priecīgi jūs gaidījāt.

4. ALL CAPS

Šis etiķetes gals tiešām attiecas uz visu internetā. Rakstīšana visās cepurēs nāk pāri kā kliegšana un neviens nevēlas tikt kliegts. Turklāt ir grūti lasīt kaut ko, kas rakstīts visos vāciņos. Google vēlējās, lai visi vāciņi tiktu atbrīvoti tik slikti, ka viņu Chromebook datoros tie pilnībā izlaida Caps Lock taustiņu.

5. Veiciet dubultkontroli adresi automātiski

Automātiska pabeigšana var būt ļoti ērta, bet vai esat kādreiz nosūtījis e-pastu uz nepareizu Ed, Jen vai Bob? Pārliecinieties, vai automātiskā pabeigšana ir aizpildīta labajā adresātā, pirms sākat nosūtīt.

6. Nepaļaujieties tikai uz pareizrakstības pārbaudi

Jūsu pārlūkprogramma vai e-pasta lietojumprogramma var izdarīt labu darbu, pārbaudot pareizrakstības kļūdas, bet jums vienmēr ir jāpārbauda jūsu e-pasta vēstules gramatikai. Jums ir arī iespēja kopēt savu e-pastu Microsoft Word vai tamlīdzīgi, veicot gramatikas pārbaudi, pēc tam ielīmējot to savā e-pasta programmā.

7. Emocijas un interneta stenogrāfija

Emocijas ir gudras un var palīdzēt nodot humoru, skumju, šoku vai citu emociju, ko var būt grūti uzņemt citādi. Tomēr to iekļaušana biznesa e-pastos, iespējams, nav laba ideja. Ja kļūst skaidrs, ka apmaiņa aizņem vairāk ikdienas toni, bet otra persona tos brīvi izmanto, dodieties uz to, bet nevilciniet katru teikumu ar smaidiņu. Tas pats attiecas uz interneta stenogrammu, piemēram, LOL, ROTFL un OMG.

8. Apgrieziet e-pasta pavedienus

Turpmākās e-pasta vēstules var novest pie diezgan garas e-pasta pārraides un atbildes uz tām. Apsveriet to apgriešanu uz pēdējo pāris e-pasta ziņām. Milzīgs e-pasta pavediens izskatās neskaidri un var padarīt lasītāju pārsteigtu. Jūs arī nevēlaties, lai pavediens netiktu nosūtīts nejauši kādam, kuram nebija paredzēts, lai tā būtu pieejama dažām iepriekšējām apmaiņām.

9. Atsaukt (Gmail)

Ja esat Gmail lietotājs, ļoti noderīga funkcija ir atsaukt funkciju. Jūs varat atsaukt dzēst, arhīvus, etiķetes un vairāk, bet visnoderīgākais ir atsaukt sūtīšanu. Atsaukt ir jūsu pēdējā aizsardzības līnija pret daudzām iepriekš uzskaitītajām kļūdām. Iespējojiet to sadaļā Iestatījumi, kas atrodas sadaļā Labs. Pēc tam atveriet Vispārīgos iestatījumus un iestatiet atcelšanas periodu uz 5, 10, 20 vai 30 sekundēm. Ja neesat Gmail lietotājs, apsveriet aizpildīšanu laukā Kam: tieši pirms esat gatavs to nosūtīt. Tas palīdzēs izvairīties no e-pasta sūtīšanas nejauši. Ja esat Mac lietotājs, pārbaudiet Topher Kessler padomus, kā novērst nejaušas e-pasta vēstules ar OS X Mail.

Tieši tā. Ja vēlaties koplietot labus e-pasta snafu stāstus, lūdzu, ievietojiet tos tālāk norādītajos komentāros.