Ne daudzi cilvēki izmanto tikai vienu datoru. Patiesībā, lielākā daļa no mums apiņu no mašīnas uz mašīnu darba dienas laikā.

Labākais veids, kā pārliecināties, vai varat piekļūt svarīgiem failiem no jebkuras no dažādām jūsu digitālās dzīves iekārtām, ir saglabāt failus tiešsaistē. Ja izmantojat Google dokumentus kā tiešsaistes failu krātuvi, šie padomi palīdzēs saīsināt darba dienu.

Sūtiet cietā diska zip kopiju no visiem jūsu Google dokumentu failiem

Lielākā daļa datoru lietotāju dublē svarīgos failus, kopējot tos optiskā diskā vai USB atmiņas ierīcē vai augšupielādējot tos tiešsaistes krātuves pakalpojumā. Tagad tiešsaistes backups darbojas arī citā veidā.

Lai lejupielādētu visus savus Google dokumentu dokumentus, izklājlapas, prezentācijas un citus failus vienā datorā, atlasiet jebkuru failu un noklikšķiniet uz Vēl> Lejupielādēt. Izvēlieties "Visus vienumus" un pārbaudiet faila tipu vai "Neizmantot (izlaist)" nolaižamajās izvēlnēs katrai failu kategorijai. Varat arī mainīt visus formātus uz MS Office, Open Office vai PDF.

Lai veiktu saspiešanu un lejupielādētu 300 failus - galvenokārt Word dokumentus un Excel izklājlapas - tika aizņemts mazāk nekā minūte 68 MB ZIP failam. Ja nevēlaties gaidīt, kamēr lejupielāde ir pabeigta, noklikšķiniet uz "E-pasts, kad esat gatavs", lai Google nosūtītu jums saiti, kad fails ir pieejams lejupielādei.

Izmantojiet Google dokumentus automātiski, lai saglabātu rakstīšanu

Google dokumentu teksta redaktors piedāvā labot nepareizi uzrakstītus vārdus: ar peles labo pogu noklikšķiniet uz vārda vai uzklikšķiniet uz komandas, izvēlieties "Vienmēr pareizi" un atlasiet pareizo pareizrakstību no piedāvātajiem noteikumiem.

Varat arī izveidot īsceļus bieži ievadītam tekstam, piemēram, jūsu vārdam, nosaukumam, darba devējam vai citam atkārtotam terminālim. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz Rīki> Iestatījumi, ievadiet īsinājumtaustiņus lodziņā Aizstāt un lodziņā With (Izvēlne) izvēlieties izvēlēto tekstu. Tagad, kad ievadāt šo teksta virkni, kam seko atstarpe, parādīsies garāks boileris.

Lai nepieļautu, ka Google dokumenti automātiski izveido frakcijas, elipses, autortiesību un preču zīmju simbolus un citas īpašas rakstzīmes, noņemiet atzīmi no vienuma Preferences sarakstā vai noklikšķiniet uz x, lai izdzēstu objektu.

Tastatūras īsceļi, īpaši Google dokumentiem

Lielākā daļa no mums var atcerēties par duci tastatūras īsinājumtaustiņiem, ko mēs regulāri lietojam. 2008. gada ziņojumā es aprakstu, kā izveidot teksta failu, kurā uzskaitītas desmitiem taustiņu kombinācijas, tāpēc vienīgais tastatūras īsinājumtaustiņš, kas jāatceras, ir tas, ko piešķirat, lai atvērtu šo failu.

Lai atvērtu šīs tastatūras īsceļu apkrāpšanas lapas Google dokumentu versiju, nospiediet taustiņu Ctrl (vai komandu uz Mac) un / (uz priekšu). Varat arī pievienot šos piecus Google dokumentu taustiņu kombinācijas savā galvenajā īsceļu sarakstā:

Ctrl-Shift-C : skatiet vārdu skaitu

Ctrl-Shift-Y : skatiet izvēlētā vārda definīciju

Ctrl-; (semikols): pāriet uz nākamo nepareizi uzrakstīto vārdu

Alt-Shift-F : Pārvietojieties uz izvēlnes joslu

Ctrl- (backslash): Notīrīt formatējumu

Papildu padoms: lai maksimāli palielinātu savu skatu Google dokumentos, ievadiet Ctrl-Shift-F, lai aktivizētu pilnekrāna skatu. Noklikšķiniet uz Skatīt> Pilns ekrāns, lai paslēptu vadības ierīces. Nospiediet Esc, lai skatītu vadības ierīces, un vēlreiz nospiediet Ctrl-Shift-F, lai atgrieztos pie parastā skata.

Padariet failus pieejamus visiem vai tikai uzaicinātajiem

Visi faili, kurus glabājat Google dokumentos, pēc noklusējuma ir privāti. Lai koplietotu failu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tā un izvēlieties Share. Šajā izvēlnē varat nosūtīt failu kā e-pasta pielikumu, nosūtīt e-pasta ziņojumus saviem sadarbības partneriem vai arī vēlreiz izvēlēties Share (Kopīgot), lai atvērtu dialoglodziņu "Share settings".

Noklikšķiniet uz "Mainīt" sadaļā "Kam ir piekļuve", lai padarītu failu publiski pieejamu (pieejamu ikvienam tīmeklī) vai pieejams ikvienam, kam ir saite uz failu. Šīm divām iespējām nav nepieciešama pierakstīšanās, un jūs varat norādīt, vai skatītāji var arī rediģēt failu.

Varat arī saglabāt failu privāti, bet kopīgot to tikai ar jūsu ieceltiem cilvēkiem. Šis iestatījums paredz, ka līdzstrādnieki pierakstās, lai piekļūtu failam. Noklikšķiniet uz teksta lodziņa "Pievienot cilvēkus" un ievadiet e-pasta adresi vai izvēlieties ierakstus no kontaktu saraksta.

Pēc noklusējuma personas, ar kurām kopīgojat, var arī rediģēt failu. Noklikšķiniet uz "Var rediģēt", lai ierobežotu tos tikai ar dokumenta komentēšanu vai skatīšanu. Varat arī ielīmēt faila saturu ziņojumā un nosūtīt sev kopiju.