Ar tehnoloģiju, kas arvien vairāk ir saistīta ar visiem uzņēmējdarbības aspektiem, CNET @ Work var palīdzēt jums - veicināt patērētājus maziem uzņēmumiem ar mazāk nekā pieciem darbiniekiem.

Lai gan katrs mazais bizness ir atšķirīgs, ir zināms lietojumu kopums, kas nepieciešams gandrīz katram mazajam uzņēmumam.

Šīs lietojumprogrammas parasti tiek apvienotas biroja "apartamentos", un tās sastāv no e-pasta, kalendāra, teksta apstrādes un izklājlapas. Dažreiz tie nāk ar citiem rīkiem, piemēram, prezentācijas pārvaldnieku, datu bāzi vai veidlapu pārvaldnieku, un vairāk. Viens no šādiem biroja komplektiem ir Microsoft Office, kas tagad tiek pārdots galvenokārt kā Office 365. Vēl viens ir Google G Suite.

• Pieci faktori, kas jāņem vērā, pārejot uz Office 365 Microsoft Office 2016: nopirkt pret abonēšanu

Jau gadiem ilgi biroju komplekta tirgū dominēja Microsoft Microsoft Office produktu komplekta veidā. Pirms mēs kļuvām par mobilo un tīmekļa orientētu pasauli, cilvēkiem bija jāinstalē lietotnes savos datoros, vai nu ievietojot CD-ROM (atpakaļ dienā), DVD (atpakaļ dienā), vai lejupielādējot un lejupielādējot uzstādītāja palaišana.

Nebija šaubu, ka Microsoft Office darbvirsmas lietojumprogrammas bija spēcīgas un spējīgas, taču daudziem lietotājiem tās bija pārāk daudzas, sarežģītas un pastāvīgas uzturēšanas un licenču pārvaldības problēmas.

Microsoft Office joprojām atrodas. Faktiski tas ir viens no veiksmīgākajiem produktiem vēsturē. Tā tika uzsākta kā saišķis 1990. gadā, bet tās galvenās lietojumprogrammas, piemēram, Word un Excel, tika uzsāktas pirms 35 gadiem 1983. gadā.

Kāpēc es runāju par Office, kad tas ir G Suite raksts? Birojs ir 800 mārciņas gorilla šajā vietā. Lai saprastu, kur G Suite ir piemērots jūsu biznesam, ir lietderīgi, lai būtu kāda perspektīva par Office.

Lielākā daļa mazo uzņēmumu parasti izvēlas Office 365 vai G Suite. Es izmantoju gan tāpēc, ka viņi ir pietiekami lēti par maziem uzņēmumiem. Man ir dažādi klienta projekti, kuriem ir vajadzīgi dažādi rīki, un man ir iecienītākās funkcijas, ko izmantoju no abiem produktiem.

Es regulāri sniedzu milzīgas prezentācijas, bieži ar 60-70 slaidiem vai vairāk, un daru tos PowerPoint darbvirsmas versijā. Tīmekļa pārraides programmatūra, kuru izmantojam tikai PowerPoint slaidiem, un man ir 20 gadu muskuļu atmiņa.

Bet es arī izmantoju G Suite.

ZDNet: Mēs atradām 24 mākoņa pakalpojumus jūsu uzņēmumam, ko noteikti vēlaties izmēģināt

G Suite ir standarta biroja lietotnes

Es izmantoju Gmail kā savu galveno saziņas līdzekli un pastāvīgi dzīvoju tajā. 2014. gadā es pārslēdzos no darbvirsmas Outlook uz Gmail un neesmu nožēlojis šo brīdi.

Manuprāt, G Suite pamatā ir Gmail. Trīs lielākie ieguvumi ir tas, ka tas ir pieejams visur, man nav jāuztraucas par to, kur mans pasta fails ir (kas bija problēma atpakaļ Outlook dienās), un meklēšanas iespējas ir lieliskas.

Man ir 18GB e-pasta ziņu, kas dodas atpakaļ uz 1997. gadu. Kad es pārcēlos uz Gmail, visas Outlook ziņas es pārvietoju savā Gmail pasta veikalā. Tātad, lai gan es esmu bijis tikai Gmail kopš 2014. gada, es varu meklēt visu manu vēstures vēsturi, kas ir 21 gads, apmēram sekundē.

Tā kā es zinu, ka daži no jums jautā, es izmantoju pakalpojumu YippieMove (nopietni, tas ir viņu vārds). Pagāja aptuveni nedēļa, bet visas manas ziņas tika pārraidītas perfekti no sava Office 365 konta uz Gmail.

Šie ir standarta lietotnes, kas tiek pievienotas pakalpojumam Gmail:

• Kalendārs: jo kalendārs tik labi pārvalda vairākus kalendārus, tas ir mans rīks, lai bloķētu laiku projektiem

• Dokumenti: G Suite vārdu procesors

• Lapas: izklājlapa

• Slaidi: pamata prezentācijas pakete

• Saglabājiet: lielisku, mazu piezīmju ņemšanas rīku

• Vietnes: tīmekļa vietnes veidotājs

• Veidlapas: rīks ātru, bet pārsteidzoši spēcīgu formu veidošanai

• Hangouts: tērzēšanas rīks, piemēram, Slack

• Hangouts Meet: Hangouts videokonferences

Lai būtu godīgi, šīs galvenās G Suite biznesa lietotnes ir tas, ko es saucu par pietiekami labu. Vairumam lietotāju, lielākajā daļā lietojumprogrammu, dokumenti, lapas un pārējie ir lieliski.

Tas nozīmē, ka, ja jūs esat enerģijas izklājlapas lietotājs, kas veic augsta līmeņa matemātisko modelēšanu, iespējams, vēlaties darbvirsmas Excel. Ja rakstāt grāmatu, kurai nepieciešams strādāt ar ražošanas sistēmu, iespējams, vēlaties Microsoft Word vai tradicionālo darbvirsmas publicēšanas paketi. Kā jau minēju, es ražoju milzīgas prezentācijas, tāpēc Microsoft PowerPoint darbvirsmas versija ir vienīgais veids, kā es varu iet.

Tomēr lielākā daļa lietotāju nav enerģijas lietotāji, kuriem ir ļoti specifiskas, dziļas un malas.

G Suite vienkāršība ir spēcīgs aicinājums. Kalifornijā bāzētā Exprance īpašnieks Nick Leffler man teica: "Esmu daudzus gadus lietojis G Suite, un tas ir bijis liels solis pa ceļam. Tā vietā, lai iepakotu bezjēdzīgās funkcijās, kas sarežģī lietas ( tāpat kā Office 365), tas ir tīrs un vienkāršs. "

Nick izvēlējās G Suite, jo "Lielākajai daļai cilvēku tā ir pazīstama, tāpēc nav jāmācās, tas vienkārši paliek ārpus ceļa un saņem darbu."

Kāpēc jūs maksātu par G Suite, kad Google lietotnes ir bezmaksas?

Lielākā daļa cilvēku zina, ka Gmail un dažādas Google lietotnes, piemēram, dokumenti un lapas, ir pieejamas bez maksas. Kāpēc tad kāds tos maksātu G Suite veidā?

G Suite ir izstrādāts, lai nodrošinātu dažādas uz uzņēmējdarbību orientētas funkcijas un iespējas. Nākamajā laikā es dziļāk ienirtos lielākajā daļā šo funkciju, bet šeit ir īss kopsavilkums par to, kāpēc jūs varētu vēlēties iegādāties G Suite abonementu, nevis izmantot Google lietotņu versijas:

• G Suite nodrošina lietotāju pārvaldības un administratora funkcijas vairākiem lietotājiem.

• G Suite pievieno dažas ļoti interesantas drošas un privātas sadarbības iespējas.

• G Suite ļauj ievērojami palielināt savu krātuvi.

• G Suite nodrošina dažādus audita un biznesa eDiscovery līmeņus.

• G Suite sniedz iespēju izmantot savu e-pasta domēnu.

• G Suite ļauj jums izsaukt numuru un iegūt faktisku, noderīgu cilvēka atbalsta personu.

Daži no tiem ir neticami noderīgi. Personīgi es novērtēju pievienoto krātuvi, personalizēto e-pasta domēnu un atbalstu. Kādas funkcijas dod labumu jūsu uzņēmumam būs atkarīgas no tā, kas jums nepieciešams.

Es pingējos sociālos medijus un jautāju dažiem cilvēkiem, kā viņi izmanto G Suite. Samantha Avneri ir Regpack mārketinga direktors, tiešsaistes reģistrācijas programmatūras uzņēmums ar mazāk nekā 30 darbiniekiem.

Viņa man teica: "Mēs izmantojam G Suite rīkus mūsu biznesā, lai saglabātu uzdevumu un saglabātu sadarbības dokumentus vienā vietā, viegli rediģējamus un viegli meklēt un atrast." Viņa turpināja man pateikt: "Dokumenti ir nenovērtējami maniem satura mārketinga projektiem, un lapas ir vienīgais veids, kā augšupielādēt, rediģēt un koplietot ziņojumus, budžetus un vairāk."

Anita Williams Weinberg ir radošā aģentūra Seattle balstītā VerbStudios galvenais un radošais direktors. Anita man teica: "Mana komanda lielā mērā izmanto G Suite produktus, jo mēs strādājam ar daudziem jaunizveidotiem uzņēmumiem. Daudzi no tiem ir bloka ķēdes, AI vai IoT uzņēmumi, tāpēc Google risinājums viņiem ir ļoti izdevīgs."

Runājot par rentablu, runāsim par cenu noteikšanu.

G Suite cenas ir skaidras un saprotamas

Office 365 cenu noteikšana var radīt neskaidrības. Ir tik daudz dažādu Office abonementu - atkarībā no tā, vai jūs esat indivīds vai mazs uzņēmums, uzņēmums, vai arī jums ir kāds no uzņēmuma Windows licencēšanas vai Azure plāniem - tas ir gandrīz neiespējami aprakstīt visas opcijas vienā rakstu.

Turpretī G Suite ir trīs plāni: Basic, Business un Enterprise. Šeit ir ātrs kopsavilkums:

• Pamata ir vienam lietotājam 5 $ / mēnesī. Jūs saņemat visas lietojumprogrammu 30 GB atmiņas par katru lietotāju.

• Uzņēmums ir $ 10 mēnesī vienam lietotājam. Jūs saņemat 1TB krātuvi katram lietotājam. Ja jums ir pieci vai vairāk lietotāju, jūs faktiski saņemat neierobežotu krātuvi. Es runāšu vairāk par to. Tā arī pievieno eDiscovery iespējas.

• Uzņēmums ir $ 25 mēnesī vienam lietotājam. Uzņēmējdarbības plānos ir iekļauts viss biznesa plānā, kā arī visdažādākie uzņēmuma līmeņa pārvaldības un pārvaldības instrumenti.

Tā ir viena no lietām, kas man patiešām patīk G Suite. Tas ir skaidrs un saprotams.

G Suite ir tiešsaistē un tai nav nepieciešama instalēšana

Office 365 ir interesants produkts, jo tas ir hibrīds. Iegādājoties Office abonementu, jūs varat piekļūt lejupielādējamām pilnām Office galveno lietotņu versijām (kuras lietotnes ir atkarīgas no abonementa), kā arī ierobežotām mobilo un tīmekļa lietojumprogrammu versijām.

G Suite ir tas, ko mēs zvanām SaaS lietotnei, Programmatūrai kā Pakalpojumam. Jūs abonējat G Suite, nevis pērkat. Atšķirībā no vecās skolas instalējamas programmatūras, piemēram, Office pamatprogrammām, datorā neinstalējiet G Suite. Tā vietā jūs vienkārši piesakāties savā G Suite kontā (tāpat kā jūs pieteiktos pakalpojumā Gmail).

Tālrunī var instalēt dažas mobilās lietotnes, un ir bezsaistes režīms, lai jūs varētu strādāt pie G Suite projektiem, bez savienojuma ar internetu. Tas ir noderīgi, ja ceļojat. Lai gan personīgi, kad es pazaudēju savu interneta pieslēgumu, es tikai sēdēju un nožēlojami, kamēr biti atkal plūst.

Candy Bellau ir Kramerica Business Solutions LLC īpašnieks, grāmatvedības un biznesa pakalpojumu sniedzējs, kas atrodas Metairijā, Luiziānā, tieši ārpus Ņūorleānas. Viņa man teica: "Es mīlu G Suite, viss viss ir sasaistīts, e-pasts, kalendārs, fotogrāfijas, disks, loksnes. Tas viss ir. Es varu piekļūt jebkuram vajadzīgajam no sava klēpjdatora, tālruņa vai jebkura datora. ir mans bizness un mana dzīve, tas padara lietas tik daudz vieglāk. "

G Suite Gmail, kalendārs un jūsu e-pasta domēns

Viena no G Suite priekšrocībām ir tā, ka jūs varat izveidot savu personīgo domēnu kā pasta serveri. Tas nozīmē, ka jums var būt e-pasta adreses ar adresēm, kas ir unikālākas nekā [email protected]. Tā vietā jūs varat saņemt un nosūtīt e-pastu kā [email protected].

Tagad patērētāju gmail ļauj jums saņemt un nosūtīt vēstules arī no personalizēta domēna. Atšķirība ir tā, ka, lai to izdarītu (jo īpaši, lai nosūtītu), jums ir nepieciešams cits e-pasta serveris, kas uztur šo domēnu. G Suite pārvalda domēna hostingu, kas samazina sarežģījumus.

Es pilnībā paļaujos uz Google kalendāru, lai pārvaldītu visus savus projektus un termiņus. Es rakstu šo rakstu tieši tagad Google dokumentos (lai gan es arī izmantoju Word - tas lielākoties ir atkarīgs no tā, kas vislabāk darbojas maniem klientiem). Es izmantoju Hangouts, lai sazinātos ar savām darba grupām. Un man ir terabaiti dati, kas ir dublēti uz Google disku.

G Suite nodrošina ļoti vienkāršu sadarbību

G Suite ietver arī Google+, kas ir arī Google sociālais tīkls. Kas padara Google+ interesantu G Suite kontekstā, ir tas, ka varat izveidot savu privāto, drošu korporatīvo sociālo tīklu. Tātad, lai gan Google+ kā Facebook konkurents, iespējams, nav ieguvis ievērojamu vilcienu, izmantojot Google+ iespējas savā organizācijā, privāti, var izrādīties ļoti noderīga.

Man nav daudz pakalpojuma Google+, bet es izmantoju G Suite lietojumprogrammu sadarbību. Vienkārši sakot, ekrānā var atvērt izklājlapu vai teksta apstrādes dokumentu un dalīties tajā ar tik daudziem jūsu komandas locekļiem, cik vēlaties. Katrs var to rediģēt un izmaiņas tiek parādītas, kad tās tiek rakstītas.

Manas komandas to bieži izmanto tālruņa sanāksmēs, reizēm paturot divus vai trīs dokumentus uzreiz un ekrānā. Komandas dalībnieki var pievienot savas piezīmes, rediģēt izklājlapu šūnas vai mainīt tekstu. Es bieži rakstīšu virsrakstus tieši uz zvana, un pēc tam norādiet uz to, un klienti var veikt izmaiņas dzīvot. Tas ir milzīgs laika taupītājs.

Shawn Breyer vada Atlanta bāzes Breyer Home pircējus, mājas pirkšanas pakalpojumus. Pārbaudiet viņu mājas lapu, jo viņiem ir interesants uzņēmējdarbības modelis mājas pārdošanas tirgū. Shawn man teica: "Mēs varam paātrināt savu produkciju ar G Suite kopīgajām funkcijām. Vienlaicīgi varu izmantot piecus cilvēkus, kas strādā pie tā paša Google lapas faila."

Tagad, lai būtu godīgas, Microsoft galveno lietojumprogrammu tiešsaistes versijas arī nodrošina lielisku sadarbību, bet tas nemazina G Suite sadarbības spēju. Es uzskatu, ka G Suite ir daudz vieglāk uzstādīt, piekļūt un iekļūt.

Google lietotnes ir arī daudz izplatītākas sadarbībai. Simtiem (ja ne tūkstošos) telefona sanāksmju es biju tur, kur mēs esam kopējuši tiešraides dokumentus, es domāju, ka vienīgā reize, kad mēs izmantojām tiešsaistes Office 365 lietotnes, bija tad, kad klients bija Microsoft.

Google disks saglabā visus jūsu dokumentus mākonī

Google disks ir tiešs Dropbox, Microsoft OneDrive, Box un citu līdzīgu pakalpojumu konkurents.

Tāpat kā ar citām G Suite lietotnēm, ir pieejama arī Google diska patērētāju un individuālā versija, kas ir iekļauta pakalpojumā G Suite. Atšķirībā no citām Google lietojumprogrammām patērētājiem ir jāmaksā par Google disku vai nu - un atsevišķā versija var saņemt dārgāku cenu nekā G Suite abonements.

Apskatīsim vispirms patērētāju versiju. No šodienas (uzglabāšanas pakalpojumu cenas mainās daudz, tāpēc tas var mainīties, kad to izlasīsiet), patērētāji saņem 15 GB lielu bezmaksas krātuvi. Ja izmantojat patērētāju Gmail, visi jūsu ziņojumi ēd šajā glabātuvē, tāpat kā visi jūsu lietotņu faili. Google atļauj arī dažas bezmaksas fotoattēlu glabāšanas iespējas, jo Google diska patērētāju versija atbalsta daudzus Android tālruņus.

Pēc šī 15 GB uzglabāšanas (atkal pakalpojumā Google disks nav iekļauts G Suite versijā) ir šāda cena:

• Līdz 100 GB: $ 1, 99 mēnesī

• Līdz 1 TB: $ 9, 99 mēnesī

• Līdz 10 TB: $ 99, 99 mēnesī

• Līdz 20 TB: $ 199, 99 mēnesī

• Līdz 30 TB: $ 299.99 mēnesī

Kā redzat, tas papildina.

Salīdzinot šīs cenas ar G Suite cenām, būs mazliet smadzenes, bet ar mani darbosies vienu minūti. G Suite piedāvā Google divus cenu noteikšanas modeļus: A katram lietotāja glabāšanai un pilnīgi neierobežotu uzglabāšanu.

G Suite lēti sēdekļi satur vienu lietotāju. Pamata plāns nodrošina 30 GB mākoņu krātuvi (kopā ar visiem pārējiem iepriekš minētajiem G Suite līdzekļiem) par $ 5 / month. Ja viss, ko vēlaties, bija uzglabāšana, skaidrs, ka 1, 99 ASV dolāru mēnesī patērētājs ar 100 GB ir labāks piedāvājums.

Tas ir biznesa plāns, kurā lietas sāk interesēt. Ja jūsu biznesa plānā ir mazāk par pieciem lietotājiem, katram lietotājam būs jāmaksā 10 ASV dolāri mēnesī un katram lietotājam jāsaņem 1 TB. Tas būtībā ir tāds pats darījums kā patērētāju apkalpošana.

Bet, ja jums ir pieci lietotāji vai vairāk (vai nu biznesa vai uzņēmuma plānā), pēkšņi jums ir neierobežota krātuve. Tas ir liels.

Agrāk tas bija tāds, ka daudzi mākoņu krātuves uzņēmumi piedāvāja neierobežotu uzglabāšanu, bet viens pēc otra tie ir pievērsušies šiem piedāvājumiem. Tagad vienīgais uzņēmums, kuru esmu atradis un piedāvā neierobežotu uzglabāšanu par cenu, mazie uzņēmumi var absorbēt Google.

Manā Google diskā mākonī ir kaut kas līdzīgs 13 TB. Man ir vairāk, bet, tā kā es pārslēdzos uz Google disku, Comcast augšupielādes ātrums ir tik lēns, ka man tur ir izdevies iegūt tikai 13 TB. Man ir daudz vairāk. Es izmantoju Google disku kā mākoņdatošanas pakalpojumu, kā arī visu manu dokumentu kopijas. (Vairāk par to mazliet.)

Ja es mēģinātu saglabāt šo 13 TB, izmantojot Google diska patēriņa cenu modeli, es maksātu gandrīz divdesmit dolārus mēnesī, un visa šī uzglabāšana būtu saistīta tikai ar manu kontu. Mans mazais uzņēmums ietver manu sievu, un viņa nevarētu viegli koplietot šo uzglabāšanas telpu.

No otras puses, es esmu nopircis abonementu pieciem lietotājiem Google G Suite biznesa plānā. Katrs lietotājs maksā $ 10 mēnesī. Tāpēc es maksāju piecdesmit dolārus mēnesī par neierobežotu uzglabāšanu, nevis divsimt dolāru mēnesī uzglabāšanai ar 20 TB vāciņu.

Tas ir mazliet dīvaini, jo man ir tikai divi faktiskie lietotāji, bet, maksājot 50 ASV dolāru mēnesī, Google lielie datu krātuves resursi pilnībā tiek atvērti. Es arī zinu, ka projektos varēšu vienkārši pievienot vēl trīs papildu darbiniekus, nepalielinot ikmēneša G Suite izdevumus.

Acīmredzot, ja jums nav jāglabā vai jāapkopo terabaiti, iespējams, šim pakalpojumam nav nepieciešams. Bet paturiet prātā, ka projekti, piemēram, 4K video produkcija, ļoti ātri, ļoti ātri. Man tas ir būtiska manas uzglabāšanas arhitektūras sastāvdaļa.

Mana vienīgā bailes (un tas ir saprātīgs, ņemot vērā Google vēsturi par produktu nogalināšanu) ir tā, ka kādu dienu Google mainīs savu neierobežoto uzglabāšanas politiku, piemēram, Amazon. Mans vienīgais reālais cerības avots šeit ir tas, ka Google nevis iekasē 60 ASV dolārus gadā, ko iekasē Amazon, bet Google iekasē vismaz $ 50 mēnesī. Tā kā uzglabāšanas izmaksas vienmēr pazeminās (īpaši Google, kas pērk uzglabāšanu planētas izmēra gabalos), tas varētu būt pietiekami, lai saglabātu programmu.

Pilna teksta meklēšana (pat attēlos)

Es beigšu savu G Suite pārskatu ar vienu no manām iecienītākajām funkcijām. Tagad, kad es glabāju lielāko daļu savu dokumentu un failu Google diska mākoņos, es varu piekļūt Google leģendārajam manu dokumentu meklējumam.

Tas ir liels, jo Google disks ne tikai meklē teksta tekstu teksta dokumentos. Tā OCR viss, tāpēc, pat ja jūs uzņemāt zīmes fotoattēlu un viss, kas jums ir šajā failā, ir pikseļi, Google disks to atradīs.

Starp Gmail visām manām vēstulēm kopš 1997. gada un Google disku (kurā atrodas visi manu nevalstisko un ne FERPA ierobežoto dokumentu dokumenti), es varu meklēt gandrīz visu, ko esmu jebkad rakstījis, lejupielādējis, skenējis vai fotografējis - visā manā uzņēmuma dokumentiem.

Viena lieta, kas jāatzīmē par šo: G Suite Google Drive meklēšana atbilst piekļuves tiesībām. Tā kā es esmu galvenais mazā uzņēmuma lietotājs, man ir piekļuve visam savos failos. Bet citi darbinieki vai partneri var redzēt tikai to, kas viņiem ir atvērts, izmantojot G Suite ievērojamās vadības un piekļuves kontroles.

Vai jums vajadzētu saņemt G Suite?

Tāpat kā gandrīz jebkuram pirkumam, lēmums par pirkumu vienmēr ir atkarīgs no jūsu unikālajām vajadzībām. Tas nozīmē, ka cenas G Suite ir pieejamas par gandrīz jebkuru mazo uzņēmumu, un ieguvumi ir diezgan būtiski.

Vai man ir bažas, ka Google var redzēt visu, ko es daru? Jā. Uz punktu. Bet, tā kā gandrīz visas organizācijas, ar kurām strādāju (ieskaitot valsts aģentūras), izmanto arī Google produktus un pakalpojumus, es redzu, ka Google vienā vai otrā veidā redzēs manas lietas. Kamēr Google iziet no tā, lai pasargātu sevi no pārkāpumiem - un viņiem ir labāka iespēja to darīt, nekā es jebkad agrāk - es neesmu pārāk noraizējies par to, ka mani dokumenti nonāks Lielajā indeksā Debesis.