Jums nav laika, lai sakārtotu simtiem ekspertu atzinumu par to, kā iesprostot ieslodzīto iesūtni. Tāpēc es jums izvēlējos šķirošanu.

Tā kā es strādāju cauri desmitiem šo stratēģiju, lai palielinātu e-pasta produktivitāti, radās tēma: Saglabājiet to īsi.

Šajā garā un bez turpmākas kavēšanās šeit ir top ieteikumi par produktivitātes guru, lai izvairītos no e-pasta laika izlietnes.

Neļaujiet iesūtnē iestatīt grafiku

Es esmu viens no tiem, kas apmeklē savu iesūtni, pirms man ir kafija vai atveru laikrakstu no rīta (atcerieties laikrakstus?). Tieši tāpēc pirmais gals, ko piedāvāja Audrey Thomas no OrganizedAudrey.com, mani aizveda uz cilpu, pagaidiet stundu darba dienā, pirms pārbaudāt savu e-pastu.

Tā kā daudzi no mums sazinās ar cilvēkiem, kas atrodas ārpus mūsu laika zonas, šo ieteikumu būs grūti ievērot. Tomēr pēdējais no desmit Audrey padomiem ir viens, ko es sirsnīgi atbalstu (ar vienu kvalifikāciju): izslēdziet visus e-pasta paziņojumus. Galu galā, kas ir priekšnieks, jūs vai jūsu iesūtne?

Kvalifikācija ir tāda, ka jūs varat iestatīt brīdinājumus par pastu, ko saņemat no cilvēkiem, kuri faktiski var jums nosūtīt steidzamu ziņojumu. Tādā gadījumā jūs varat izveidot noteikumu, kas brīdina, izmantojot īsziņu, kad saņemat vēstuli no šīs personas (es šo procesu izskaidrošu nākamajā amatā) vai izmantot tādu pakalpojumu kā AwayFind.

Es aprakstīju, kā izmantot AwayFind ziņojumā no 2012. gada novembra ar nosaukumu "Kā noklusēt paziņojumus par viedtālruņiem un planšetdatoriem" (atrodiet ziņas apakšdaļu, lai iegūtu informāciju par lietotni). AwayFind maksā $ 5 mēnesī vienam e-pasta kontam un 15 ASV dolāriem mēnesī līdz pieciem kontiem; gan Personal, gan Pro kontiem ir bezmaksas 30 dienu izmēģinājumi.

Piecu teikumu noteikums ietaupa jūsu laiku un laiku

Tāpat kā ir cilvēki, kas mīl savu balsi, daudzi no mums uzskata, ka mūsu ziņojumu saņēmēji atrod mūsu e-pasta prozu kniedēšanu. Ne tā. Uzņēmēja Stephanie Vozza aicina piecu teikumu e-pasta noteikumu par "produktivitātes glābēju".

Vozza iesaka ziņu apakšdaļā ievietot postkriptu, kurā teikts: "Lai ietaupītu savu laiku un mani, es ierobežoju visas atbildes uz pieciem teikumiem vai mazāk." Faktiski, piecu teikumu noteikums neattiecas tikai uz atbildēm. Vozza citē sērijveida uzņēmēju Guy Kawasaki: "Mazāk nekā pieci teikumi bieži ir pēkšņi un rupji, vairāk nekā pieci teikumi izšķērdē laiku."

Kawasaki uzskata, ka e-pastiem jāatbild uz pieciem jautājumiem: kas jūs esat, ko jūs vēlaties, kāpēc jūs jautājat, kāpēc saņēmējam ir jādara tas, ko jūs jautājat, un kāds ir nākamais solis. Vienīgais izņēmums no piecu teikumu noteikuma ir, kad jūs slavējat kādu. Tad Kawasaki ierosina, ka jūs "dodaties tik ilgi, cik vēlaties."

TLA var būt RTS (reālā laika noguldītāji)

Viens no labākajiem veidiem, kā īsākā laikā saņemt ziņu, ir iekapsulēt to TLA (trīs burtu akronīmi) tematiskajā rindā. "Les McKeown" "izstaro" e-pasta tematu "Galvenais, lai nosūtītu produktivitāti? Labākas tēmas".

Ja pietiek ar divu vai trīs vārdu atbildi, vai vienkārši apstiprināt ziņojuma saņemšanu, varat atbildēt bez sākotnējā ziņojuma un sākt tematu rindu ar "Got it, will do (eom)", lai norādītu saņēmēja vajadzību " t atveriet ziņu. Papildus "eom" (ziņojuma beigas), McKeown iesaka vairākas citas TLA rindas: NRR (nav nepieciešama atbilde), Y / N (jā / nē jautājums), RB [T] (atbildēt uz noteiktu laiku / datumu) ), AB [T] (darbība pēc noteikta laika / datuma) un PYR (pēc jūsu pieprasījuma), kas man šķiet pārāk acīmredzama un, iespējams, pat nedaudz snarky.

Vai failu failu vai ne?

Daudzi e-pasta produktivitātes eksperti uzstāj, ka katru darba dienu beigās pārliecinieties, ka iesūtne ir tukša. Es izmantoju pretēju pieeju: mans iesūtne ir mans meklēšanas ziņu arhīvs. Tomēr es viegli atzīstu organizētās pasta glabāšanas sistēmas priekšrocības.

Šādas sistēmas atslēga ir izveidot mapes, kurās izvietojat ziņojumus, pamatojoties uz dažādiem kritērijiem. Medium.com Džordža Kao ir izstrādājusi septiņu kategoriju e-pasta sistēmu, kurā viņš apgalvo, ka tajā ir iekļauti visi ziņojumi, kurus jūs saņemsiet.

No produktivitātes viedokļa vissvarīgākā no septiņām Kao kategorijām ir pirmā: nav nepieciešams atbildēt vai lasīt, kas man ir vienāds ar "dzēst". Pārējās kategorijas ir datnes, izvēles atbildes, izvēles lasījums, nepieciešamās atbildes šodien, nepieciešamās atbildes vēlāk un turpmākās darbības. Kao norāda, ka dažām no šīm kategorijām būs nepieciešamas apakškategorijas.

Saistītie stāsti

• Dropbox saņem chatty un pērk darba vietas tērzēšanas pakalpojumu Zulip
• WhatsApp CEO: Mēs neapdraudēsim jūsu Facebook konfidencialitāti
• Dzēst un pārvaldīt vecās ziņas programmā Mail
• Twitter ziņots, ka nixes plāno nodrošināt ziņojumus no snooping

Ja septiņas pasta sūtījumu kategorijas jums ir pārāk daudz, Forbes Susan Adams iesaka "trīs garšu" pasta pārvaldības pieeju produktivitātes speciālistam Markam Hurstam: nav nozīmes, atbilstošs, bet nav apstrīdams un apstrīdams.

Pirmajā kategorijā ir surogātpasts un visi atbildes ziņojumi, kurus Hurst saka, ka jums ir nekavējoties jāizdzēš. Otrajā kategorijā esošais pasts ir arhivējams, pēc Hursta domām. Tas atstāj tikai tos ziņojumus, kurus Hurst atsaucas uz "darbu", ko viņš iesaka pārvietot uz "uzdevumu" mapi.

Pirms daudziem gadiem pieredzējis biroja vadītājs man teica, ka papīra failu pārvaldības atslēga bija apstrādāt katru failu pēc iespējas retāk un vēlams tikai vienu reizi. Pasta pārvietošana no iesūtnes un mapē, kurai vēlāk piekļūsit, pievieno vienu soli jūsu pasta pārvaldībai. Bet, ja jūsu mērķis ir tukšs iesūtne, Hurst sistēma ir tikpat vienkārša un vienkārša, kā tie ir.

Vēl viens Forbes rakstu, kas publicēts šonedēļ un rakstījis Cathie Ericson, piedāvā 5 veidus, kā kontrolēt savu e-pasta iesūtni. Ericson citē Marsha Egan no InboxDetox.com kā ieteikumu pārbaudīt savu e-pastu tikai trīs reizes dienā: pirmā lieta no rīta, pēc pusdienām un netālu no jūsu darba dienas. Nepieciešamības gadījumā Egan saka, ka varat pievienot e-pasta čekus no rīta un pēcpusdienā.

Egan iesaka izvairīties no pasta lietotnes atvēršanas, kad esat "palaist", jo vēlaties gaidīt, kamēr būs laiks atbildēt apzināti. Turklāt viņa brīdina par to, ka tieši pirms gulētiešanas jūs varat saņemt iesūtni, jo spilgta monitora skatīšanās var jūs ātri aizmigt.

Padomājiet, pirms atbildat, vai vispār neatbildat

Vairāki e-pasta eksperti brīdina par atbildi uz ziņojumiem uzreiz, ja jums nav nepieciešams. Kā norāda Medium.com George Kao, "attālums rada perspektīvu."

Ņemiet vērā arī to, ka dažiem ziņojumiem e-pasts var nebūt efektīvākais informācijas nesējs. Kad jūs atrodaties pretī piecu teikumu noteikumam, var būt laiks paņemt tālruni vai, ja persona ir tuvumā, personīgi apstāties, lai nosūtītu savu ziņojumu. Un otrādi, īsziņas var būt labākās īsajām piezīmēm, kas ir jāizlasa vai jāatbild uzreiz.

Lai gan tas nav tieši saistīts ar produktivitāti, vēl viens padoms, kas atkārtots pa e-pastu mavens, ir saglabāt jūsu ziņojuma toni "pozitīvi un draudzīgi". Tāpat kā ar visiem elektroniskajiem sakariem, ironija un citi mēģinājumi pēc humora bieži vien kļūst plakani bez atbilstošas ​​balss lēciena vai personisku žestu un izteiksmju. Tas ir vēl viens iemesls domāt par tālruņa pacelšanu vai apstāšanos, lai sniegtu jūsu vēstījumu miesā.