Pagājušajā nedēļā bailes atbilde Visas pogas nosauca vēl vienu upuri, kad Losandželosas policijas departamenta komandieris lūdza saviem virsniekiem e-pastā apcietināt kādu par nepilngadīgo zaķu nelikumīgu pārdošanu, lai departaments nesaņemtu „melno aci” plašsaziņas līdzekļiem.

Kā Ana Garcia ziņo par NBC Dienvidkaliforniju, komandieris nesaprata, ka viņa atbilde uz LAPD amatpersonu tika nosūtīta arī televīzijas ziņu producentam, kurš pieprasīja informāciju par dzīvnieku nežēlības arestu trūkumu mēnešu laikā pēc tam, kad departaments apgalvoja, ka viņš uzbrūk praksē.

Atšķirībā no daudziem Atbildes Visi upuri, komandieris saņēma atbalstu no viņa priekšnieka, LAPD vadītāja Charlie Beck, kurš teica, ka komandieris ir tikai piešķīris resursus.

Nē, tas nav Looney Tunes karikatūra, kurā skatās Bugs Bunny kā bezbailīgs reportieris un Elmer Fudd kā policijas komandieris. Tas tikai izklausās kā viens.

Diemžēl nejaušas atbildes uz visiem bieži vien nav nekas smieties. Pagājušā gada janvārī Ruth Graham ziņoja par Grindstone par sievieti, kura zaudēja savu darbu pēc tam, kad viņš bija atbildējis par nepatīkamu vadītāja šaušanu, ko viņa domāja, ka viņš gatavojas tikai nedaudziem kolēģiem, bet tas faktiski tika nosūtīts ikvienam uzņēmumā.

Vai kāda datora funkcija radījusi vairāk bēdu nekā atbildēt visiem? Dažas organizācijas ir aizgājušas tik tālu, lai atspējotu gan atbildes uz visiem, gan uz priekšu savas pasta sistēmas funkcijas - vismaz attiecībā uz atsevišķiem ziņojumiem.

Microsoft Outlook lietotāji var izvairīties no nejaušas atbildes uz visiem, slēpjot pogu „Atbildēt visiem” (ko sauc par atbildi visiem programmā Outlook 2003 un 2007). Viņi var arī iestatīt programmu Outlook, lai aizkavētu nosūtītos ziņojumus, lai dotu sev dažas sekundes vai minūtes, lai noķertu visas atbildes.

Iespējams, visefektīvākā aizsardzība pret nejaušu atbilžu sniegšanu ir izmantot bezmaksas TuneReplyAll pievienojumprogrammu programmai Outlook 2010, kas ģenerē brīdinājumu, kas jums jāklikšķina, pirms atbildat uz visiem ziņojuma saņēmējiem.

Izvairieties no nejaušas atbildes uz visiem, noņemot pogu no Outlook rīkjoslas vai lentes

Darba diena bieži vien ir nenovēršamu traucējumu sērija. Ar tik daudziem cilvēkiem, programmām un aktivitātēm, kas konkurē par mūsu uzmanību darbā, nav brīnums, ka mēs dažreiz noklikšķinām uz nepareizās pogas.

Vienkāršākais veids, kā novērst nejaušu atbildi uz visiem, ir noņemt opciju Atbildēt uz visiem no standarta rīku joslas programmā Outlook 2003 un 2007 un Atbildēt visu no lentes programmā Outlook 2010. Pirmajās divās programmās tas ir vienkāršs; to pašu nevar teikt, lai no Outlook 2010 lentes noņemtu atbildi.

Programmā Outlook 2003 un 2007 nospiediet taustiņu Alt un velciet pogu Atbildēt uz visu no rīkjoslas vai noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas rīkjoslas labajā malā, izvēlieties Pievienot vai noņemt pogas, izvēlieties Standarta un noņemiet atzīmi Atbildēt visiem. Ņemiet vērā, ka jums ir jāveic soļi gan galvenajā Outlook logā, gan Outlook ziņojuma logā.

Lai pielāgotu Outlook 2010 lenti tā, ka poga Atbildēt visiem ir atdalīta no citām atbildes opcijām, izpildiet William Zhou aprakstītās darbības Office TechCenter vietnē:

Noklikšķiniet uz cilnes Fails, izvēlieties Iespējas un izvēlieties Pielāgot lenti.

Labajā rūtī izvēlieties Atbildēt un noklikšķiniet uz Noņemt.

Divreiz noklikšķiniet uz Jauna grupa. Pārdēvējiet pirmo jauno grupu (Custom) kā "Respond (Custom)" un otro - kā "Reply all (Custom)".

Kreisās rūts augšdaļā noklikšķiniet uz galvenās cilnes no "Izvēlēties komandas no".

Kreisajā rūtī izvērsiet Sākums (pasts) un Atbildēt.

Labajā rūtī atlasiet Atbildēt (Custom).

Pievienojiet komandas "Post atbilde", "Atbildēt", "Pārsūtīt", "Tikšanās", "Tērzēšana" un "Vēl" no kreisā rāmja uz Atbildēt (Pielāgots) labajā rūtī pa vienam.

Labajā rūtī izvēlieties "Atbildēt visiem (pielāgots)".

Pievienojiet komandu Atbildēt visiem, lai atbildētu uz visiem (pielāgots). "

Atlasiet "Atbildēt visiem (Custom)" un izmantojiet lejupvērsto pogu, lai to pārvietotu sadaļā "Sūtīt / saņemt (IMAP / POP)."

Noklikšķiniet uz Labi.

Jūs varat mainīt iepriekš aprakstītās darbības, lai pilnībā izdzēstu pogu Atbildēt, izveidojot tikai vienu jaunu grupu Atbildēt (pielāgots), kurai nav opcijas Atbildēt. Visās trijās Outlook versijās joprojām varat atbildēt uz visiem, nospiežot Ctrl-Shift-R, vai noklikšķinot uz Darbības> Atbildēt visiem programmā Outlook 2003 un 2007.

Pagājušā gada decembrī CNET Rob Lightner aprakstīja Microsoft bezmaksas NoReplyAll pievienojumprogrammu programmai Outlook 2010, kas ļauj ziņojuma sūtītājam atspējot ziņojuma funkcijas Atbildēt uz visiem un Pārsūtīt. Kā Rob paskaidro, programma ietver funkciju, kas ļauj atspējot atbildi uz visiem saņemtajiem ziņojumiem.

Saistītie stāsti

• Sliktākais “Atbildēt visiem” no visiem?
• 5 veidi, kā izvairīties no Petraeus vilkšanas
• Leahy neuzņemas nekādus garantētus e-pasta piekļuves pakalpojumus

Diemžēl papildinājums darbojas tikai saņēmējiem tajā pašā Exchange domēnā. Tāpat arī Outlook izgūt-nosūtīto ziņu funkcija darbojas tikai ar Exchange kontiem; Outlook atbalsta vietne izskaidro, kā ziņu ielāde darbojas programmā Outlook 2003.

Gmail sniedz jums labākas iespējas atcelt nejaušu atbildi uz visiem, izmantojot pakalpojuma atsaukšanas sūtīšanas funkciju. Lai to iespējotu, galvenās Gmail loga labajā augšējā stūrī noklikšķiniet uz pārnesumu ikonas, izvēlieties Iestatījumi un cilnē Vispārīgi atzīmējiet iespēju Ieslēgt atsaukšanu. Lai iespējotu opciju, iestatījumu apakšā noklikšķiniet uz pogas Saglabāt izmaiņas.

(Ja neredzat opciju Atsaukt sūtīšanu, noklikšķiniet uz cilnes Labs un iespējojiet to tur.)

Diemžēl maksimālais atcelšanas periods ir tikai 30 sekundes (pārējās trīs iespējas ir 5, 10 un 20 sekundes). Daudzos gadījumos pusstunda ir pietiekami garš, lai saprastu, ka jūs izvēlējāties nepareizu atbildes opciju, un izvairīties no tā, ka jums ir jārīkojas.

Iestatiet programmu Outlook, lai aizkavētu visus sūtītos ziņojumus

Varat pievienot ziņu aizkaves funkciju programmai Outlook, izveidojot noteikumu, kas automātiski izslēdz e-pastu, kas nosūtīts uz noteiktām adresēm vai visiem adresātiem. 2008. gada aprīlī es aprakstīju, kā Outlook 2003. un 2007. gadā izveidot nosūtīšanas kavējuma noteikumu.

Noteikumu izveides process ir tāds pats kā programmā Outlook 2010, lai gan noteikumi par vedņa atvēršanu ir atšķirīgi: noklikšķiniet uz Fails> Informācija> Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus, lai iegūtu programmu veidošanas procedūru šajā programmā.

Brīva programma pievieno Outlook atbildi uz visiem

Lielu daļu bēdu, ko izraisījušas nejaušas atbildes uz visiem, varētu novērst ar automātisku "Vai tiešām vēlaties?" apstiprinājums. Jā, es saprotu, kā tas var saasināt šo brīdinājumu, kad esat steidzies nokļūt līdz jūsu darba dienas beigām. Kad bombardē ar uznirstošajiem brīdinājumiem, cilvēki bieži noklikšķina caur tiem, nemaksājot viņiem nekādu prātu.

Bet tas ir jūsu darba drošība, par ko mēs šeit runājam. Ja jūs nolemjat, ka jūsu ziņojuma risks nonāks nepareizi, tas ir lielāks par nepieciešamību pēc ātras nosūtīšanas, lejupielādējiet un instalējiet IvaSoft bezmaksas TuneReplyAll pievienojumprogrammu Outlook 2010.

Kad programma ir instalēta datorā, tas ir jāiespējo manuāli, izmantojot Outlook 2010 pievienojumprogrammas opcijas. Noklikšķiniet uz Fails> Opcijas> Papildinājumi un pievienojumprogrammu sarakstā atlasiet TuneReplyAll. Izvēlieties pogu Add-in Options. Programmas opcijas tiek parādītas cilnē TuneReplyAll.

Kad pievienojumprogramma ir iespējota, parādās brīdinājums, kad izvēlaties Atbildēt visu, jautājot, vai tiešām vēlaties, lai visi ziņojuma saņēmēji saņemtu jūsu atbildi. Nospiežot pogu Noklusējums, noklikšķinot uz Enter, tiek atcelta visa atbilde. Lai apstiprinātu atbildi uz visiem, noklikšķiniet uz pogas Jā (vai nospiediet taustiņu Tab un pēc tam Enter).

Atbildot uz visiem, TuneReplyAll arī ļauj izslēgt savu adresi. Varat iestatīt, lai programma automātiski pievienotu jūsu adreses laukā Visu izejošo ziņojumu laukā Kam :, Kopija: vai Bcc:. Es pārbaudīju programmu atsevišķā datorā (kas nav Exchange domēna daļa) un tā strādāja kā reklamēta.

Atbildes-visas vienādojuma otrā puse ir spēja atbildēt visiem ziņu saņēmējiem pēc noklusējuma. Gmail Labs piedāvāja iespēju izvēlēties noklusējuma atbildi visiem, kas, šķiet, ir noņemta - vismaz šis rīks manā Gmail kontā nebija pieejams.

Šķiet, ka uzņēmumi virzās pretējā virzienā: pretī visu atbilžu atspējošanai, kā Mike Rosenwald ziņoja pagājušajā mēnesī par Businessweek.com.

Saskaņā ar to darbinieku sniegto informāciju, kuri ir atspējojuši atbildes visus savā e-pasta sistēmā, šī funkcija noteikti nav izlaista.