Seši veidi, kā strādāt ātrāk MS Outlook

Lielas un mazas organizācijas paļaujas uz Word dokumentiem, Excel izklājlapām un PowerPoint prezentācijām, lai iegūtu darbu. Dažos veidos Outlook ir trīs augsto profilu biroja lietotņu sliktais brālēns. Bet patiesais Microsoft darbavietas komplekts visuresošajā komplektā ir nežēlīgais e-pasta / kontaktu pārvaldnieks / uzdevumu plānotājs.

Šie seši padomi par Outlook 2010, 2007 un 2003 ļaus jums tērēt mazāk laika, lai atsāktu arhivētus ziņojumus, izdzēstu atmiņu par atgādinājumiem, velciet failus, lai tos nosūtītu kā pielikumus, pievienotu vārdus pareizrakstības pārbaudītājam, notīrītu vietu uzdevumjoslā un uzlabotu jūsu klikšķu saglabāšanas tastatūras īsinājumtaustiņu saraksts Outlook.

Arhīvējiet mapes ziņojumus pēc jūsu grafika

Daudziem cilvēkiem nav nepieciešams arhivēt savu Outlook e-pastu, tā vietā izvēloties vecās ziņas vai vienkārši ļaujot tiem uzkrāt. Tomēr lielākā daļa organizāciju aptver atsevišķu Outlook kontu lielumu, tāpēc jūs varat saņemt IT lietotāju paziņojumu, lai arhivētu dažas no vecajām e-pasta ziņām.

Arhivēšana var novērst mapju uzpūšanos, bet arhivēto ziņu izgūšana aizņem vairāk laika, nekā no jauna atvērtas nearchivētas. Jums var būt nepieciešama viegla piekļuve ziņām, kas ir vecākas par 6 mēnešu noklusējuma automātiskā arhīva vecuma iestatījumu. Ir viegli aizkavēt visu Outlook arhivēšanu vai konkrētu mapju un ziņojumu arhivēšanu.

(Ņemiet vērā, ka programma Outlook 2010 tīrīšanas funkcija automātiski novērš to, ko tā identificē kā liekus ziņojumus izvēlētajās mapēs. Tas nav tas pats, kas vecās e-pasta arhivēšana.)

Lai iespējotu automātisku arhivēšanu pa pastu konkrētā mapē, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz mapes un izvēlieties Properties> AutoArchive. Pēc noklusējuma arhivētājs darbojas ik pēc 14 dienām un attiecas uz ziņām, kas vecākas par sešiem mēnešiem. Lai mainītu noklusējuma iestatījumus, noklikšķiniet uz pogas Noklusējuma arhīva iestatījumi, lai atvērtu dialoglodziņu AutoArchive. Šeit jūs varat mainīt arhivēšanas biežumu, laiku, kad ziņojumi paliek nesarakstīti, un arhīva.pst faila atrašanās vietu.

Lai pielāgotu vienas mapes arhīva iestatījumus, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tā, izvēlieties Rekvizīti> Automātiskā ievade, atlasiet "Arhivēt šo mapi, izmantojot šos iestatījumus" un izdariet izvēli. Lai nepieļautu atsevišķa ziņojuma arhivēšanu, atveriet to un noklikšķiniet uz Fails> Informācija> Rekvizīti programmā Outlook 2010 un 2007 vai File> Rekvizīti programmā Outlook 2003. Pārbaudiet "Neatveidojiet šo vienumu."

Padariet savus atgādinājumus informatīvākus

Programma Outlook ļauj piešķirt noteiktus ziņojumus uz krāsu kodētu kategoriju vai atzīmēt tos ar papildu karodziņu. Pat ar šīm vizuālajām norādēm jums var būt nepieciešama palīdzība, atceroties ziņojuma nozīmi. Lai pievienotu aprakstu, kas parādās blakus karodziņam, atverot ziņu, izvēlieties Sekot> Pielāgot un ievadiet vārdu vai frāzi skaidrojumam.

Lai pievienotu atgādinājumu, kas parādīsies arī jūsu uzdevumos un kalendārā, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz ziņojuma un izvēlieties Sekot> Pievienot atgādinājumu. Laukā "Atzīmēt" pievienojiet turpmākās darbības aprakstu. Šis teksts parādīsies ziņojuma augšpusē kopā ar citu informāciju par atgādinājumu.

Ātrs veids, kā nosūtīt faila pielikumu

Tipiska pieeja faila pievienošanai e-pastam ir atvērt jaunu ziņu, izvēlēties saspraudes ikonu un pārvietoties uz failu parādītajā mapju logā. Ja atrodaties pārlūkprogrammā Windows Explorer vai jebkurā mapes logā, varat ar peles labo pogu noklikšķināt uz faila un izvēlēties Sūtīt> Pasta adresāts, kas noklusējuma e-pasta programmā atver jaunu ziņojumu.

Iespējams, varēsiet ietaupīt vēl vairāk laika, velkot failu tieši Outlook iesūtnē, kas arī atver jaunu ziņojumu ar failu automātiski pievienotu.

Pielāgojiet Outlook pareizrakstības pārbaudītāju

Pareizrakstības kļūdas ir pilnīgi neprofesionālas, kas padara Outlook pareizrakstības pārbaudi vairumam cilvēku nepieciešamu. Nevienā pareizrakstības pārbaudes vārdnīcā nav ietverti visi vārdi, kurus jūs, iespējams, regulāri izmantosiet savās sarakstēs. Varat padarīt Outlook pareizrakstības pārbaudītāju precīzāku, pievienojot bieži lietotos vārdus un terminus. Programmā Outlook 2010 un 2007 atlasiet Fails> Iespējas> Pasta> Pareizrakstība un automātiskā labošana> Pielāgotās vārdnīcas> Rediģēt vārdu sarakstu. Pievienojiet savus jaunos terminus pa vienam un divreiz noklikšķiniet uz Labi.

Programmā Outlook 2003 noklikšķiniet uz Rīki> Opcijas> Pareizrakstība un sadaļā Rediģēt pielāgoto vārdnīcu atlasiet pogu Rediģēt. Ja nepieciešams, noklikšķiniet uz brīdinājuma, pievienojiet jaunos terminus Custom.dic failam, noklikšķiniet uz File> Save un pēc tam File> Exit. (Labi, šis tip nevar ietaupīt daudz laika, bet tas var likt jums izskatīties labāk.)

Microsoft nodrošina vairāk informācijas par pielāgotām vārdnīcām programmā Outlook un citās Office 2010 lietotnēs Office atbalsta vietnē.

Samaziniet Outlook paziņojumu apgabalā

Jūsu darba dienas vidū jūsu uzdevumjosla var iegūt diezgan pārpildītus ar minimizētām lietojumprogrammām, pat ja izvēlaties iespēju grupēt vairākus atvērtus logus pēc programmas. (Lai iestatītu šo opciju, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz uzdevumjoslas, izvēlieties Rekvizīti> Uzdevumjosla un nolaižamajā izvēlnē blakus "Uzdevumjoslas pogas" atlasiet "Vienmēr apvienot, slēpt uzlīmes").

Outlook var izņemt no uzdevumjoslas sajaukuma, novietojot minimizēto ikonu tikai paziņojuma apgabalā. Lai to izdarītu, paziņojuma apgabalā ar peles labo pogu noklikšķiniet uz ikonas Outlook un izvēlieties Slēpt, kad tas ir minimizēts. Turpmāk Outlook samazinās tikai paziņojumu apgabalu, nevis uzdevumjoslu.

Ātri pārslēdzieties uz citu Office lietotni

Ja jums ir atvērta viena Office lietojumprogramma, iespējams, jums būs jāstrādā citā. Programmā Outlook var atvērt jaunu Word dokumentu, Excel izklājlapu, PowerPoint prezentāciju vai cita veida failu, nospiežot Ctrl + Shift + H. Šis īsinājumtaustiņš atver dialoglodziņu Jauns Microsoft Office dokuments. Vienkārši izvēlieties vēlamo faila veidu un noklikšķiniet uz Labi.

Microsoft Office vietnē ir uzskaitīti desmitiem tastatūras īsinājumtaustiņu programmai Outlook 2010, Outlook 2007 un Outlook 2003. Šeit ir īsceļi e-pastam:

Pārslēgties uz iesūtni: Ctrl + Shift + I

Pārslēgt uz Izsūtne: Ctrl + Shift + O

Izvēlieties kontu, lai nosūtītu ziņu no: Ctrl + Tab (fokusēt uz rindu), pēc tam uz cilnes Konti

Sūtīt: Alt + S

Atbildēt uz ziņu: Ctrl + R

Atbildēt visiem uz ziņojumu: Ctrl + Shift + R

Atzīmējiet ziņojumu kā nevēlamu: Ctrl + Alt + J

Displejā bloķēts ārējais saturs (ziņojumā): Ctrl + Shift + I

Publicēt mapē: Ctrl + Shift + S

Pārbaudiet jaunu pastu: Ctrl + M vai F9

Dodieties uz nākamo ziņu: Augšējā bultiņa

Dodieties uz iepriekšējo ziņojumu: lejupvērstā bultiņa