Tas ir vieglāk nekā jebkad agrāk, lai pārliecinātos, ka jūsu svarīgāko ierakstu, dokumentu, fotoattēlu, videoklipu un citu personas datu kopijas būs lasāmas / apskatāmas / atskaņojamas ilgi pēc tam, kad faili un programmatūra, kas izmantota failu izveidei, ir iekostuši putekļus.

Četri drošas datu arhivēšanas taustiņi ir izvēlēties failu formātus, kas nebūs novecojuši, izmantos datu nesējus, kas nesabojāsies vai kļūs nepieejami, padarīt vairākas kopijas uzglabātas atsevišķi un regulāri pārbauda arhivētos datus, lai pārliecinātos, ka tas joprojām ir lasāms.

Nelietojiet iestrēdzis ar novecojušiem datu formātiem

Lielākā daļa failu, kurus vēlaties arhivēt, visticamāk būs patentēti formātos, piemēram, Microsoft Office .doc, .xls un .ppt, kas paredzēti attiecīgi Word, Excel un PowerPoint. Neskatoties uz to, ka programmatūra un pakalpojumi ir pieejami visur, kas ļauj jums lasīt un rediģēt Office failus bez Office lietojumprogrammas, kas tiek izmantota to izveidošanai, šie formāti kādu dienu novecos - varbūt ātrāk, nekā domājat.

Pat ja jūs arhivējat failus sākotnējos patentētos formātos, ir laba ideja saglabāt citu failu versiju, kas pārvērsta atvērtā standarta formātā. Tā ir pieeja atvērtā pirmkoda Archivematica datu arhīva pakalpojumam, kas uztur sākotnējo faila formātu, bet arī pārveido failus par atbilstošiem "saglabāšanas" un "piekļuves" formātiem.

Piemēram, Archivematica multivides tipa saglabāšanas plāni pārvērš .doc, .rtf un .wpd teksta apstrādes failus uz XML balstītu Open Document Format (ODF) saglabāšanai un Adobe PDF apskatei. Tāpat sistēma saglabā .bmp, .jpg, .jp2, .png, .gif, .psd, .tga un .tiff rastra attēlu failus kā nesaspiesti TIFF saglabāšanai un kā JPEG attēliem apskatei.

Archivematica sistēma joprojām ir ļoti izstrādāta, bet jūs varat lejupielādēt bezmaksas arhivēšanas programmatūras alfa versiju izmantošanai virtuālajā ierīcē, Live USB atslēgā vai Live DVD.

Lai atsauktos, labākais veids, kā nodrošināt, ka arhivētie faili būs lasāmi, saglabājot to sākotnējo formatējumu un citus atribūtus, ir saglabāt tos savā dzimtajā formātā un vismaz vienā citā atvērtā formātā. Tas ļauj atvērt, apskatīt un rediģēt failus programmā, ko izmanto, lai tos izveidotu, ja tie ir pieejami, un piekļūstiet datiem pamatveidotā formā, ja patentētā programmatūra nav pieejama.

Atrodiet datu nesēju ar kājām

Ja domājat, cik ilgi CD un DVD diskdziņi ilgs, jūs neesat vieni. Pat eksperti nevar vienoties par optisko datu nesēju paredzamo ilgmūžību - un tas pats attiecas uz magnētiskajām lentēm un diskiem. (X Lab piedāvā detalizētu diskusiju par optisko datu nesēju ilgmūžību, ieskaitot īsu ISO standartu aprakstu optisko datu nesēju testēšanai.)

Vispārējā vienprātība ir tāda, ka CD-R vajadzētu ilgt no 30 līdz 50 gadiem, mazāk DVD-R, un CD-RW un DVD-RW vēl mazāk. Līdzīgi var sagaidīt, ka lentes un cietie diski būs lasāmi 10 līdz 30 gadiem, bet pārnēsājamie diski, USB īkšķi un citi cietvielu glabāšanas ierīces, iespējams, var izdzīvot uz pusi.

Bet tie ir tikai skaitļi. Kurš vēlas uzticēties saviem svarīgajiem datiem, visticamāk? Fakti ir tādi, ka jebkurš datu nesējs jebkurā laikā var neizdoties. Tāpēc jums vajadzētu arhivēt datus vairāk nekā vienā datu nesējā un regulāri pārbaudīt savus arhīvus par neveiksmēm (vairāk par šiem punktiem tālāk).

Divas no manām iecienītākajām arhīvu glabāšanas iespējām ir vecākās un jaunākās: papīrs un tiešsaistē. Drukājot savus arhīvus nav videi draudzīgi, ir grūti pārvarēt paredzamo derīgo papīra ierakstu dzīves ilgumu. Protams, konkrētu failu meklēšana papīra arhīvā var būt problēma, un papīra ierakstus nav viegli konvertēt.

Ja ir svarīgi meklēt un viegla pieejamība, tiešsaistes datu arhīvi ir laba izvēle. Tādiem pakalpojumiem kā SpiderOak un Microsoft SkyDrive ir viegli saglabāt svarīgu failu kopijas mākonī, kur tos var iegūt no jebkuras pārlūkprogrammas. (Es aprakstīju SpiderOak un divus citus bezmaksas šifrētus tiešsaistes krātuves pakalpojumus amatā no 2009. gada jūnija.)

Vairāk nekā viens arhīvs, vairāk nekā viena vieta

Datu arhīva saglabāšana tiešsaistē pārkāpj divus drošas glabāšanas noteikumus: jums nav fiziskas piekļuves aparatūrai, kurā faili tiek glabāti, un jūs esat jutīgi pret izmantotā pakalpojuma finansiālo stāvokli. Ja pakalpojums tiek pārtraukts, nav garantijas, ka varēsiet iegūt savus datus, un jums ir jāuzticas pakalpojuma spējai saglabāt un dublēt savus datu glabāšanas serverus.

Galvenais ir izvairīties no visu jūsu arhīvu olu ievietošanas vienā grozā. Lai arhivētu svarīgus datus, izmantojiet multivides un failu tipu kombināciju, lai palielinātu iespējas, ka informācija būs pieejama arī nākotnē. Tā kā tiek izstrādāti jauni arhīvi un pierādīts, ka tie ir praktiski, pārveidojiet savu arhīvu uz vienu no šīm veidlapām.

Vēl viens ļoti svarīgs arhīva uzglabāšanas noteikums: vienmēr glabājiet vismaz vienu arhivēto datu kopiju kaut kur citur, nevis jūsu mājās vai birojā. Šī ir viena no jomām, kur ērta tiešsaistes uzglabāšana.

Plānojiet regulāras arhīvu pārbaudes

Pēdējo pāris gadu laikā esmu pavadījis labu brīvo laiku, izmantojot bezmaksas Audacity audio programmatūru, lai pārvērstu vairākus tūkstošus dziesmas uz vairākiem simtiem audio kasešu uz MP3. Dažas lentes tika izgatavotas jau 1970. gadu vidū, bet lielākoties ir pagājušā gadsimta 80. un 90. gadu sākumā.

Lielākā daļa no manas kolekcijas veikaliem nopirktajām lentēm tagad ir nepārspējamas, bet man ir bijuši daudz labāki veiksmi ar mājās veiktiem ierakstiem. Faktiski, viena lente, ko es izgatavoju 1976. gadā, izlietoja savu veco dzīvi, kas tika glabāta manā vecajā VW bugā - sasalšanas temperatūrā un pūšamajā siltumā -, bet tā izklausījās pavisam jauna, kad es pārvērstu savas dziesmas uz digitālo (paldies, TDK !)

Kad runa ir par jūsu svarīgajiem digitālajiem failiem, jūs nevarat uzticēties veiksmei. Iepazīstieties ar ieradumu regulāri atvērt dažus failus dažādos arhīvos. Ja tie nav pieejami, izrakt vienu no citiem dublējumkopijas un veiciet citu arhīvu kopiju, izmantojot zināmas labas failu versijas. Galu galā, kaut ko vērts ietaupīt, ir vērts ietaupīt.