Šī ir daļa no CNET #adulting stāstu sērijas, kas palīdzēs jums izdomāt, kā dzīvot, strādāt un spēlēt tagad, kad jūs visi esat pieaudzis.
Ja jums ir darbs - vai dodaties uz skolu vai vienkārši elpot - 2017.gadā, jūs droši vien paļauties uz e-pastu, lai iegūtu lietas. Un, lai gan jūs, iespējams, esat sūtījuši e-pastu par labu savas dzīves daļu, e-pasta vēstuļu sūtīšana kolēģiem un priekšniekiem atšķiras no jūsu mātes vai labākā ziņojuma.
Es esmu rakstījis e-pastus profesionāli klientiem aptuveni 10 gadus. Šeit ir mani labākie padomi, kā saņemt e-pasta vēstules, lasīt un atbildēt uz katru reizi.
1. Netērējiet tematu rindu
Tēmas rinda ir jūsu pirmā (un reizēm pēdējā) iespēja saņemt kādu, lai atvērtu jūsu e-pastu. Neaizmirstiet ar tematu, kas tikai saka: „Hi!” Tas neko nedod lasītājam. Ja viņi nezina jūs personīgi, viņi tikai pieņem, ka jūsu e-pasts ir surogātpasts un to dzēš.
Labākā temata rinda apkopo jūsu e-pasta ziņojumus. Šeit ir daži labi piemēri:
- Jautājums par otrdienas sanāksmi
- Nepieciešama palīdzība ar jauno programmatūru
- Vai jūs zināt Jim Smith?
- Noderīgas atsauksmes par Ņujorkas konferenci
Atcerieties, ka priekšmetu rindas tiek pārtrauktas, īpaši mobilajās ierīcēs. Tātad, turiet to īsu, interesantu un punktu.
2. Pievienojiet steidzamības sajūtu (... ja tas ir steidzams)
Vēl viens padoms, lai atvērtu, ir steidzamības sajūta tematam - ja un tikai tad, ja tas ir steidzams. Šim nolūkam ir lieliski piemēroti vāciņu bloķēšana, bet to izmantot taupīgi. Šeit ir daži piemēri:
- Man ir nepieciešama jūsu izklājlapa ASAP
- NEPIECIEŠAMS: Vai jūs vēl esat nobalsojis?
- ATTN: nepieciešama palīdzība sanāksmju telpā
- RSVP: Nepieciešama jūsu atbilde ar EOD
- LAIKĀ: pierakstieties līdz plkst. 18.00
Iepriekšminētais ir noderīgs tikai tad, kad jums tiešām ir nepieciešams lasīt un atbildēt uz e-pastu. Pārmērīgi lietojot šos priekšmetus ātri zaudē zīmējumu.
3. Esiet gadījuma un izmantojiet vārdus
Ja sūtāt e-pastu kādam, kas jūs nezina, noteikti atveriet ar personas vārdu. Tas liek e-pastam justies mazāk spamaini un personiskāk. Var sākties nejaušs e-pasts, "Hi Anna!" Ja e-pasts ir formālāks, dodieties ar kaut ko līdzīgu: "Sveiki Anna Jones" vai "Dārgie kundze Jones".
Pat ja e-pasts parasti var būt formāls, jums var būt labāka veiksme ar neparedzētu taktiku. Šis e-pasta veids ir personisks un gadījuma raksturs, bet ne invazīvs. Sakot, ka, izmantojot savu vārdu un pieminējot kaut ko personisku un specifisku saņēmējam, varat paņemt e-pastu uz šo gadījuma vietu, nepārkāpjot. Dažas lietas, ko var teikt, ir:
- Pagājušajā nedēļā tas bija lielisks tikšanās
- Mīlēja jūsu čivināt / Facebook pastu / utt. par [aizpildiet tukšu šeit]
- Jūsu saruna konferencē [aizpildīt tukšu] bija man īpaši noderīga, jo [aizpildiet tukšu]
Šī gadījuma pieeja var padarīt saņēmēju justies atviegloti un uztveramāku. Es izmantoju cēloņsakarību 90% laika un tā darbojas. Es saglabāju formālu valsts valdību amatpersonu un lielo korporāciju vadītāju vēlmēm.
Pat oficiālākajos e-pastos, sākot ar komplimentu vai pozitīvu personīgo pieredzi, var nekavējoties iegūt lasītājam iespēju ieguldīt jūsu e-pastā un labprātāk atbildēt. Vienkārši turiet to īsu.
4. Nokļūt līdz punktam
Padomājiet par to, kā pārbaudīt un noteikt prioritāti jūsu iesūtnē. Iespējams, ka jūs varat izlaist daudzus e-pastus, lai noskaidrotu, kas nepieciešams tūlītējai atbildei, un ko var aizkavēt. Tātad, netērējiet laiku ar preambulu. Nekavējoties nokļūt līdz punktam, pēc tam pievienojiet jebkuru paskaidrojumu vai blakus informāciju. Nevienam nav laika, lai izdomātu e-pastu, lai noskaidrotu, ko vēlaties.
Ja nepieciešams, aizzīmju saraksts var palīdzēt lasītājam ātri saprast, kas jums nepieciešams.
5. Saglabājiet to īsu
Pat tad, ja jūs uzreiz nonāksiet līdz vietai, pēc tam nevilcinieties. Iekļaujiet tikai svarīgāko informāciju, pēc tam pārtrauciet rakstīt. Nopietni. Garš teksta bloks tikai padarīs jūsu saņēmējus nopūta un nolemj, ka viņi atgriezīsies un lasīs jūsu e-pastu vēlāk, kad viņiem būs vairāk laika. Uzminiet, ko gan? Jūsu e-pasta adrese tiks ātri aizmirsta un viņi nekad neatgriezīsies pie jums.
6. Pievienojiet aicinājumu uz rīcību
Ja vēlaties, lai saņēmējs rīkotos, sakiet to. Dodiet viņiem norādījumus tieši par to, kas jums nepieciešams, piemēram, atbilde uz noteiktu laiku un datumu. To sauc par aicinājumu uz rīcību (CTA) profesionālajā e-pasta rakstīšanas biz.
7. Padariet to viegli
Pārliecinieties, vai saņēmējam ir pēc iespējas vieglāk darīt to, ko lūdzat. Pievienojiet saiti, uz kuras noklikšķināt, tālruņa numuru, kas jāzvana, vai dokumentu, kas jāpārlasa, ja jums ir nepieciešama vairāk nekā tikai atbilde uz e-pastu.
8. Pievienot termiņu
Neaizmirstiet pievienot steidzamības sajūtu, sniedzot saņēmējam termiņu savai rīcībai, ja iespējams. Turklāt, lai novērstu jūsu aicinājumu uz rīcību, ir jārīkojas kā prasīga. Sakiet, lūdzu un paldies, lai mīkstinātu jūsu pieprasījumu.
Šeit ir daži piemēri:
- Vai jūs varat nosūtīt man EOD atbildi? Paldies!
- Vai jūs varat izmantot RSVP, izmantojot šo saiti līdz pusdienlaikam?
- Lūdzu, dodiet man zvanu līdz plkst. 9:00. Mans šūnu skaits ir 000-0000.
- Lūdzu, pievienojieties pārējai komandai mūsu Slack grupā: abc123.slack Parole: 1234
Atkarībā no jūsu pieprasījuma steidzamības tas var arī palīdzēt pieprasīt saņēmējam atbildēt, pat ja termiņš nedarbojas . Tādā veidā jūs varat veikt dialogu, kas palīdz izvairīties no izslēgšanas.
9. Neaizmirstiet savu vārdu
Beigt e-pastu ar pateicību un jūsu vārdu. Ne tikai pieņemiet, ka viņi zina, no kāda e-pasta adrese ir. Patiesībā, pārliecinieties, vai rediģējat sava e-pasta konta automātisko parakstu ar savu pilnu vārdu, amatu vai amatu un kontaktinformāciju, lai tas automātiski tiktu ievietots katrā e-pastā.
10. Turpmākie pasākumi
Pēc tam, kad jūsu termiņš ir pagājis, nebaidieties nosūtīt saņēmējam e-pastu, lai pārbaudītu viņu atbildi. Dažreiz cilvēki plāno atbildēt uz jums, bet viņi vienkārši aizmirst.
Šeit ir pāris papildu rindas, kuras var nozagt:
- Čau (vārds), es pamanīju, ka neesat atgriezies pie manis (tēma). Vai jūs varat atgriezties pie manis (laiks)? Paldies!
- Sveiki (vārds), vai redzējāt manu e-pasta ziņojumu par (tēmu)? Ja es varētu saņemt atbildi (laiks), tas būtu fantastiski. Paldies!
Zinot, ka ir efektīva e-pasta māksla, jūs pamanīsiet. Izmantojiet šos elementus un iegūsiet rezultātus. Kas zina? Jūsu savvy e-pasta sūtīšanas prasmes var pat pārvietot jūs pa kāpnēm darbā.
Atstājiet Savu Komentāru